Outlook-Frage

Guten Abend,

ich habe folgendes Problem: Ich möchte Serienbriefe verschicken und dazu die Outlook-Kontakte nutzen. An sich nicht so schwierig, aber: ich möchte nur die Kontakte, bei denen angegeben ist, dass zu Weihnachten Karten verschickt werden. Wenn ich mir die Kontakte als Quelle anzeigen lasse, zeigt er mir nicht, bei welchen ich diese Option angegeben habe.

Problem Nr. 2, betrifft Exchange Server. Wie kann ich denn über die Seriendruckfunktion das globale Adressbuch anzeigen lassen? Es zeigt mir immer nur die in meinem Account an, aber nicht die öffentlichen Outlook-Kontakte.

Ist mein Problem verständlich? Finde es so schwierig zu beschreiben...

Hat jemand eine Idee und kann mir helfen? Wäre super!

[Gytha]

1. Wie hast du denn in den Kontakten angegeben, dass sie Karten bekommen sollen - über Kategoriezuweisung?

2. Im globalen Adressbuch sind üblicherweise nur die vom Admin vergebenen Mailadressen drin, also z.B. die von den Mitarbeitern und ggfs. externe Adressen, die permanent gebraucht werden. Das globale Adressbuch ist kein "üblicher" Outlook-Kontakteordner, sondern ein spezifischer Server-Ordner, dessen Einträge nur direkt in einer Mail über das "An"-Feld ausgewählt werden können.
Wenn ihr darüber hinaus noch öffentliche Kontakt-Ordner habt, sollten die ja unter "Öffentliche Ordner" zu sehen sein. Damit ein öffentlicher Kontaktordner für Mails verwendet werden kann, muss er zuerst als E-Mail-Adressbuch eingerichtet werden. Dazu gehst du mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, wählst "Eigenschaften" aus und setzt auf der Registerkarte "Outlook-Adressbuch" das Häkchen bei "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen". Dann wird dir dieser Ordner beim Klick in das "An"-Feld der Mail auch als Adressbuch angezeigt und du kannst Einträge auswählen.

Kommen wir deinem Problem so näher?

Zuletzt geändert von Gytha am 08.11.2005, 07:10, insgesamt 1-mal geändert.

Dottie, ich umgehe diese Tricks immer wie folgt:

Ich setze in den Kontakten einen Filter auf die Kategorie "Weihnachten" und kopiere mir die Daten in eine Unterverzeichnis meines persönlichen Postfachs.

Die Daten exportiere ich in eine Excel-Tabelle. Diese nehme ich als Datenbank für meine Serienbriefe. Du kannst dann auch auswählen, welche Daten (Felder) exportiert werden sollen.

Wenn man die Verknüpfung Word-Outlook-Kontkat wählt, zerschlägt es bei mir immer den Bezug und die Datenbank wird bei erneutem Aufruf der Datenquelle nicht mehr gefunden.

ich danke euch beiden.

gytha, ja, über kategorienzuweisung. bei punkt zwei muss ich mal gucken, wie das ist. aber ich bin der meinung, dass der öffentliche ordner als adressbuch eingerichtet ist.

zaubi, das werd ich meiner kollegin mal vorschlagen. wir schreiben ca. 800 weihnachtskarten und die liste muss jedes jahr händisch überarbeitet werden. das ist nervig. zwar ist es blöd, die kontakte dann doch in mein persönliches adressbuch rüber zu kopieren, aber so kopieren wir wenigstens nur die, die wir wirklich brauchen für die weihnachtskarten. hinterher kann man ja wieder löschen.

DANKE!

So wie Zaubermaus das vorgeschlagen hat, würde ich das auch machen, allerdings OHNE den Umweg über Kopieren in einen persönlichen Ordner.
Wenn die Ansicht nach Kategorie "Weihnachtskarte" gefiltert ist, kann man die so angezeigten Datensätze auch direkt ins Excel 'rüberkopieren.

Gytha, leider kann ich (wenn ich regelgerecht exportieren will) nicht auf die "Öffentlichen Ordner" zugreifen. Warum auch immer? Daher der Umweg, die Daten erst in einem entsprechenden Unterordner meines persönlichen Postfachs abzulegen.

Wenn du ein "Gegenmittel" kennst, bin ich dem gegenüber seeeeehr aufgeschlossen.

Naja, beim Exportieren kann das schon sein. Das ist mir aber immer zu umständlich, deshalb markiere ich die Datensätze einfach und kopiere sie nach Excel, ohne den Weg über den Export.

eben das problem mit dem exportieren haben wir auch. aber der tipp mit dem filter ist wohl gold wert! danke euch noch mal für die hilfe!